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COMMUNIQUER : La messagerie

Les champs destinataires

créer un groupe

le champ A est utilisé pour distinguer qui doit faire l’action

le champ Cc veut dire «copie cachée»: permet d’indiquer qui doit juste en être informé.

Suite à une réunion avec une personne de votre équipe et votre chef, vous devez confirmer par mail la demande faite à l’oral. Dans le mail, il faudra clairement montrer que c’est la personne de votre équipe qui doit traiter la demande (dans le champ A) et que le chef est là juste pour information (champ Cc).

le champ CCI veut dire «copie carbone invisible»: Il s’agit ici de personnes à mettre en copie mais sans que les autres destinataires (champ A et champ Cc) ne soient au courant.

Par exemple, si vous envoyez un mail commercial à tous vos clients, vous n’avez pas envie qu’ils sachent tous à qui l’email a été envoyé. Pour cela, vous devez mettre votre propre adresse dans le champ A et tous vos clients dans le champ Cci. Ainsi, tous vos clients recevront le mail en pensant qu’il n’a été envoyé qu’à vous-même et cela sans trace de l’envoi aux autres clients. Ce type d’email promotionnel est en général envoyé à toute une liste de clients ou de prospects en même temps.

Créer un GROUPE d'après Femme actuelle

La création d'un groupe de contacts permet de gagner du temps, pour organiser une prochaine cousinade ou une soirée entre amis. Voici comment faire pour créer des groupes de contacts et éviter de toujours chercher les mêmes adresses mails.

Avant de créer un groupe, réfléchissez aux personnes avec qui vous communiquez le plus souvent et aux occasions pour lesquelles vous les contactez. Ensuite, vérifiez que votre répertoire d’adresses est bien à jour (certaines possèdent par exemple deux adresses mais en utilisent une de préférence). La manœuvre à suivre pour la création du groupe diffère légèrement selon le type de messagerie que vous utilisez. Dans la plupart des cas, comme Gmail, Outlook, Orange ou encore Windows mail, il suffit de cliquer sur l'onglet « Contacts », puis dans « Groupe de contacts » ou « Nouveau groupe de contacts ».

Vous pouvez alors renommer cet onglet selon vos préférences, par exemple "Bridge" pour retrouver vos amis passionnés de votre jeu de cartes favori. Ensuite, une fois ce nouveau groupe mis en place, il vous suffit d'ajouter manuellement chaque contact à partir de votre carnet d'adresses ou en entrant directement son adresse de messagerie (attention alors aux coquilles !). Pour Google, cliquez sur « Créer un groupe» en utilisant l'onglet « Contacts ».

Une fois cette petite manipulation réussie, il vous suffit d'écrire le nom du groupe créé à la place du destinataire de votre mail, puis de le sélectionner lorsqu'il est proposé. Il regroupera automatiquement tous les contacts que vous avez ajoutés, et les mettra en destinataires de votre mail. Vous pouvez répéter cette opération pour autant de groupes de contacts que vous le désirez (« Famille », « Amis proches »… par exemple). Profitez donc de cette option bien pratique pour gagner du temps et vous simplifier la vie pour vos envois à plusieurs destinataires !

Dans le cadre d'une association, les membres changent souvent et il convient de faire une mise à jour régulière du groupe